Gestion Electronique de Documents
La mise en place d'un outil de GED répond à plusieurs enjeux organisationnels et structurels nécessitant d'uniformiser les pratiques documentaires et les processus métiers. Cette formation aura pour objectif de sensibiliser les participants aux enjeux de la GED et de leur permettre d'appréhender toutes les étapes de la mise en œuvre d'un projet de la GED.
Modalités de la formation Gestion Electronique de Documents
14 heures sur 2 jours
1400 € HT/pers
Tarif Intra sur demande
- Chefs de projet
- Archivistes
- Documentalistes
- Toute personne impliquée dans l’utilisation d’une application de GED
Aucun prérequis exigé.
- Maîtriser le cadre réglementaire et les standards de GED
- Comprendre les technologies et les types d’architectures logicielles
- Appréhender le marché de la GED et les principales tendances d’évolution
- Mettre en place une solution de GED opérationnelle et adaptée à ses besoins
- Apport magistral et échanges interactifs
- Travaux pratiques et mises en situation
- Validation pas à pas des acquis au travers de QCM, mises en situation et exercices pratiques
- Test d’entrée et de sortie pour valider les compétences acquises.
1 mois
- Disposer d’éléments de langage autour de la mise en place d’une GED
- Se familiariser avec la réglementation en vigueur
- Etre en mesure de mener un projet de mise en œuvre d’une GED
Pour l’accueil de personnes en situation de handicap, des aménagements sont possibles en nous contactant au préalable.
Programme de la formation Gestion Electronique de Documents
I/ Identifier les éléments de l’analyse documentaire
- Le cycle de vie des documents.
- Les référentiels documentaires.
- Le dossier d’analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
- Identifier les différents types de documents.
- L’acquisition et l’utilisation des métadonnées.
- Les principales normes et standards utiles à l’analyste.
- Les logiciels documentaires.
II/ La problématique générale
- Définitions : document, GED, GEIDE.
- De la production documentaire individuelle à la production documentaire partagée.
III/ La chaîne d’acquisition
- L’acquisition numérique. Les métadonnées : Dublin Core, MARC…
- Les formats texte et image. OCR, ICR, IDR, RAD, LAD. L’indexation.
- Le stockage : les supports (WORM, CD-ROM, DVD…), les architectures (DAS, NAS, SAN), les logiciels (SRM, SNM).
- L’archivage : cadre réglementaire, normes (Z42-013, ISO WD 18509, ISO 15489), formats (XML, PDF/A…).
IV/ Le document numérique, de l’acquisition au Workflow
- Identifier et représenter les flux documentaires.
- Compléter le dossier d’analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
- Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
- Les logiciels d’aide à la modélisation.
V/ L’offre logicielle
- Les modules : Cold. Gestion documentaire, gestion de contenu, Workflow, groupware. Portails. Records management.
Gestion des connaissances. Veille, indexation, recherche. Les principales normes proposées.
Types d’architecture : client/serveur, intranet/Internet… Les technologies sous-jacentes (XML, J2EE…).
Systèmes d’exploitation et bases de données supportées. L’aspect financier : les modes de tarification.
VI/ Le marché de la GED, évolution et tendances
Les acteurs majeurs.
Les solutions françaises et l’Open Source.
Les prestataires.
VII/ Mise en place d’une solution de GED
Les acteurs d’un projet de GED. Les étapes.
La rédaction du cahier des charges.
Les documents nécessaires.
VIII/ Concevoir un plan de classement
Les grandes classifications universelles.
Définir le périmètre du champ documentaire.
Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
Méthodologie de conception adaptée.
Test et évaluation.
Les outils logiciels d’aide à la création.
IX/ Définir une stratégie d’indexation
Règles et méthodes d’indexation.
Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
Définir une stratégie d’indexation : listes d’autorité, folksonomies…
Choisir les organisations d’index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations…
Les logiciels d’aide à l’indexation.
