Gestion Electronique de Documents

I/ Identifier les éléments de l’analyse documentaire

• Le cycle de vie des documents.
• Les référentiels documentaires.
• Le dossier d’analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
• Identifier les différents types de documents.
• L’acquisition et l’utilisation des métadonnées.
• Les principales normes et standards utiles à l’analyste.
• Les logiciels documentaires.

II/ La problématique générale

• Définitions : document, GED, GEIDE.
• De la production documentaire individuelle à la production documentaire partagée.

III/ La chaîne d’acquisition

• L’acquisition numérique. Les métadonnées : Dublin Core, MARC…
• Les formats texte et image. OCR, ICR, IDR, RAD, LAD. L’indexation.
• Le stockage : les supports (WORM, CD-ROM, DVD…), les architectures (DAS, NAS, SAN), les logiciels (SRM, SNM).
• L’archivage : cadre réglementaire, normes (Z42-013, ISO WD 18509, ISO 15489), formats (XML, PDF/A…).

IV/ Le document numérique, de l’acquisition au Workflow

• Identifier et représenter les flux documentaires.
• Compléter le dossier d’analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
• Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
• Les logiciels d’aide à la modélisation.

V/ L’offre logicielle

• Les modules : Cold. Gestion documentaire, gestion de contenu, Workflow, groupware. Portails. Records management.
  Gestion des connaissances. Veille, indexation, recherche. Les principales normes proposées.
  Types d’architecture : client/serveur, intranet/Internet… Les technologies sous-jacentes (XML, J2EE…).
  Systèmes d’exploitation et bases de données supportées. L’aspect financier : les modes de tarification.

VI/ Le marché de la GED, évolution et tendances

Les acteurs majeurs.
Les solutions françaises et l’Open Source.
Les prestataires.

VII/ Mise en place d’une solution de GED

Les acteurs d’un projet de GED. Les étapes.
La rédaction du cahier des charges.
Les documents nécessaires.

VIII/ Concevoir un plan de classement

Les grandes classifications universelles.
Définir le périmètre du champ documentaire.
Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
Méthodologie de conception adaptée.
Test et évaluation.
Les outils logiciels d’aide à la création.

IX/ Définir une stratégie d’indexation

Règles et méthodes d’indexation.
Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
Définir une stratégie d’indexation : listes d’autorité, folksonomies…
Choisir les organisations d’index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations…
Les logiciels d’aide à l’indexation.