Manager à distance, les 6 piliers de la réussite

Bien plus qu’une contrainte passagère, savoir manager à distance est devenu une compétence incontournable.

Ce mode de management, qu'on a pu penser provisoire, est désormais une alternative durable au management classique.

Manager à distance, un type de management amené à se développer

Même après la période de crise sanitaire pleine de contraintes pour les entreprises, managers et collaborateurs ont tout intérêt à garder le cap du télétravail

En effet, manager à distance présente des avantages certains. Ainsi, les managers ne peuvent faire l’impasse sur ses bénéfices : interactions souvent plus nombreuses et variées, gain de temps, économie de frais de déplacement, etc… Des avantages qui permettent l’essor de ce nouveau type de management.

A l’heure actuelle, nouvelles technologies aidant, il est en effet possible pour les managers de gérer leurs collaborateurs où qu’ils soient (en télétravail, à l’international, ou depuis un espace de coworking).

Pour faire du management à distance une réussite, mieux vaut néanmoins suivre ces 6 commandements :

Les 6 commandements pour vous aider à manager à distance

 Etablir des règles souples de communication

La distance impose certes des règles de fonctionnement strictes. Toutefois, une certaine souplesse est nécessaire en fonction des situations et des modes de communication.

Pour chaque situation un besoin différent :
•  Mails pour poser une question toute simple, demander une confirmation ou envoyer un brief
•  Appels téléphoniques, pour les demandes urgentes bien sûr mais aussi pour obtenir de réponses très précises
•  Chats et textos pour maintenir le lien entre deux entretiens

 Créer une relation de confiance

Vous devez garder le contrôle sans trop en faire. Pour motiver vos collaborateurs, montrez-leur que vous avez confiance en eux.

Manager à distance nécessite en effet le développement de la confiance. L'éloignement ne doit pas donner l'impression aux collaborateurs d'êtres corvéables à merci et à disposition du manager. Il est votre collaborateur et vous travaillez ensemble.

 Fixer des objectifs clairs

Avec le management à distance, vous devez fixer des objectifs clairs et suivre leur atteinte à travers un reporting régulier.

Instituer un suivi est primordial pour manager à distance avec réussite et efficacité.

Ainsi, favoriser l’autonomie de ses collaborateurs ne signifie pas les abandonner. En effet, plus son équipe est éloignée, plus il est nécessaire de créer un lien solide.

Manager à distance demande un investissement important en terme de communication, suivi et présence, même virtuelle.

Une présence virtuelle qui doit être ressentie comme réelle.

La confiance est, en effet, un élément prépondérant pour ce type de relation.

Vos collaborateurs doivent pouvoir compter sur vous, tout comme vous devez pouvoir compter sur eux. Il s’agit d’un préalable indispensable avant toute mise en place d’une telle organisation.

Une règle de base sur laquelle il ne faut pas transiger. Pour un suivi efficace, il est recommandé de programmer des croisements réguliers.

A titre d’exemple, vous pouvez avec chaque personne :
•  Créer des rencontres hebdomadaires pour faire le bilan de la semaine écoulée
•  Pratiquer une mini réunion téléphonique avec comme thème le suivi des projets en cours, l’atteinte des objectifs fixés… C’est l’occasion pour le manager d’être à l’écoute des difficultés que pourrait vivre ses collaborateurs
•  Prévoir des rencontres réelles, à planifier selon le nombre de collaborateurs à gérer et leur éloignement. Le virtuel a besoin de temps en temps d’échanges concrets !

 Manager à distance c’est pratiquer une écoute active

Chaque contact est l’occasion pour vous d’être à l’écoute des difficultés que pourrait vivre vos collaborateurs, notamment par rapport aux projets en cours, ainsi qu’aux objectifs fixés.

Ne laissez pas les messages sans réponse : assurez-vous que les notifications sont activées ou communiquez votre emploi du temps et votre disponibilité.

 Entretenir la proximité

Organisez si possible des rencontres physiques, au moins une fois par mois.

L’occasion pour vous d’être plus près de vos collaborateurs, et surtout d’échanger avec eux.

Bien utiliser les outils de communication à distance est donc un prérequis indispensable à ce type de management.
Vous pouvez ainsi déterminer un support de communication en fonction des jours et de la situation :
•  utiliser la conférence téléphonique
•  s'abonner aux outils de Visio conférences comme Teams, Zoom, Meet, etc…
•  ne pas négliger les réseaux sociaux internes : pour une communication et des interactions quotidiennes et beaucoup plus naturelles.

En effet, l’ouverture d’un espace de communication permanent dédié aux échanges au sein de l’équipe est un véritable facteur de progression.

 Manager à distance implique d'entretenir l’esprit d’équipe

Qui dit équipe, dit travail de groupe. Malgré la distance, le groupe doit être capable de travailler ensemble pour produire un résultat conforme aux objectifs collectifs. Et pour que tout se déroule au mieux, l’équipe doit être fédérée autour d’objectifs partagés par tous.

Manager à distance requiert de la part du manager encore plus d’écoute car il n’est pas sur place pour percevoir les signaux faibles, signes de difficultés. L’organisation du travail doit se faire dans un cadre bien formalisé avec des jalons de validation planifiés.

Enfin ne négligez pas les moments informels en présentiel, repas ou sortie d'équipe sont plus que jamais indispensables pour préserver la motivation, le moral des troupes et entretenir l'esprit d'appartenance.